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:::陳情案件作業規定

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  1. 本局為督促所屬單位加強為民服務,有效處理人民陳情案件,特訂定本作業規定。
  2. 本作業規定所稱人民陳情案件,係指人民關於警政革新建議、查詢警政法規、舉發行政違失或維護行政權益,以書面、電子郵件或言詞向本局提出之具體陳情。
  3. 以言詞為陳情者,承辦人員於聆聽陳訴後,應收受案情相關資料,製作書面紀錄(如附件一),據以辦理。前述以書面或言詞陳情案件,均應交由秘書科登錄、掛號,並依本局公文時效管制作業相關規定予以追蹤、管制。
  4. 陳情事項如非屬本單位權責者,應立即移請主管機關處理,並函知陳情人,或當面予以說明。
  5. 各單位受理人民陳情案件後,應將陳情之文件或紀錄及相關資料附隨處理之文卷,簽辦陳核後,視情形以公文、電子郵件或其他方式答復。
  6. 答復人民陳情案件時,應針對案情內容,具體敘明處理情形及法規依據答復陳情人,並副知有關機關。以書面答復之陳情案件,應隨文檢附「人民陳情案件處理情形調查表」(如附件二),俾供作為本局提升服務品質之改進參據。
  7. 接獲交辦之院部長信箱)、署長信箱、縣長公務信箱、縣政府全球資訊網留言版、局長信箱等電子信箱郵件,均比照最速件公文辦理,以二個工作天辦結為原則;若無法於二日內辦結,應先將初步辦理情形回復,並於二週內查明全案後再予結報,並副知本局秘書科電子信箱結案。
  8. 對於留有電話之電子郵件陳情案,應先行電詢案情,表達關心,並作成紀錄(使用公務電話紀錄簿)送本局秘書科備查。
  9. 受理陳情案件請依左列原則擬稿回復:
    1. 採「簽稿併陳」之方式,擬具回復信函稿,簽陳核定判發。
    2. 配合電子郵件,回復信函概以「西式橫書」方式繕稿(如附件三)。
    3. 稱謂:來信有署名者,以「○先生」、「○小姐」或「○女士」稱之;來信未署名者,以「敬啟者」稱之。
    4. 信末應酬語:除院部長信箱(fwsm) 結尾應酬語由內政部電腦作業系統自動載入,勿須個別填寫外,其餘通用「感謝您的來信,祝您平安、如意!」、「嘉義縣警察局 敬復」。
    5. 回復民眾來信,宜避免公文用語,並儘量親切、口語化;並註明承辦人及聯絡電話,以便來信民眾可進一步查詢。
  10. 人民陳情案件有下列情形之一者,得依本局分層負責權限規定,不予處理,惟仍應送交秘書科登記結案,以利查考:
    1. 無具體內容、未具姓名、住址或其他連絡方式。
    2. 同一事由已依程序為適當之處理,並予明確答復後,而仍一再陳情者。
    3. 經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件屬偽冒、匿名虛報或不實者。
    4. 陳情事項非屬本局權責,陳情人並以同一事由分向各主管機關陳情者。 屬前項第二款情形之上級機關交辦案件,受理單位得僅函知陳情人,並副知交辦機關已為答復日期、文號後,予以結案。
  11. 人民陳情案件有保密之必要者,受理單位應嚴加保密。
  12. 本局年度陳情案件之各類統計資料、作業情形及處理結果由秘書科定期彙 整、檢討分析,研提改進建議,分送各單位參考改進。
  13. 各單位辦理本項工作之優劣情形,得依「警察人員獎懲標準」及本局「公文時效管制作業要點」等規定核給獎懲。
  14. 本作業規定如有未盡事宜,得隨時補充修定之。
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