:::陳情案件作業規定

1. 本局為督促所屬單位加強為民服務，有效處理人民陳情案件，特訂定本作業規定。
2. 本作業規定所稱人民陳情案件，係指人民關於警政革新建議、查詢警政法規、舉發行政違失或維護行政權益，以書面、電子郵件或言詞向本局提出之具體陳情。
3. 以言詞為陳情者，承辦人員於聆聽陳訴後，應收受案情相關資料，製作書面紀錄(如附件一)，據以辦理。前述以書面或言詞陳情案件，均應交由秘書科登錄、掛號，並依本局公文時效管制作業相關規定予以追蹤、管制。
4. 陳情事項如非屬本單位權責者，應立即移請主管機關處理，並函知陳情人，或當面予以說明。
5. 各單位受理人民陳情案件後，應將陳情之文件或紀錄及相關資料附隨處理之文卷，簽辦陳核後，視情形以公文、電子郵件或其他方式答復。
6. 答復人民陳情案件時，應針對案情內容，具體敘明處理情形及法規依據答復陳情人，並副知有關機關。以書面答復之陳情案件，應隨文檢附「人民陳情案件處理情形調查表」(如附件二)，俾供作為本局提升服務品質之改進參據。
7. 接獲交辦之院部長信箱)、署長信箱、縣長公務信箱、縣政府全球資訊網留言版、局長信箱等電子信箱郵件，均比照最速件公文辦理，以二個工作天辦結為原則；若無法於二日內辦結，應先將初步辦理情形回復，並於二週內查明全案後再予結報，並副知本局秘書科電子信箱結案。
8. 對於留有電話之電子郵件陳情案，應先行電詢案情，表達關心，並作成紀錄（使用公務電話紀錄簿）送本局秘書科備查。
9. 受理陳情案件請依左列原則擬稿回復：
   1. 採「簽稿併陳」之方式，擬具回復信函稿，簽陳核定判發。
   2. 配合電子郵件，回復信函概以「西式橫書」方式繕稿（如附件三）。
   3. 稱謂：來信有署名者，以「○先生」、「○小姐」或「○女士」稱之；來信未署名者，以「敬啟者」稱之。
   4. 信末應酬語：除院部長信箱（fwsm) 結尾應酬語由內政部電腦作業系統自動載入，勿須個別填寫外，其餘通用「感謝您的來信，祝您平安、如意！」、「嘉義縣警察局　敬復」。
   5. 回復民眾來信，宜避免公文用語，並儘量親切、口語化；並註明承辦人及聯絡電話，以便來信民眾可進一步查詢。
10. 人民陳情案件有下列情形之一者，得依本局分層負責權限規定，不予處理，惟仍應送交秘書科登記結案，以利查考：
    1. 無具體內容、未具姓名、住址或其他連絡方式。
    2. 同一事由已依程序為適當之處理，並予明確答復後，而仍一再陳情者。
    3. 經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件屬偽冒、匿名虛報或不實者。
    4. 陳情事項非屬本局權責，陳情人並以同一事由分向各主管機關陳情者。 屬前項第二款情形之上級機關交辦案件，受理單位得僅函知陳情人，並副知交辦機關已為答復日期、文號後，予以結案。
11. 人民陳情案件有保密之必要者，受理單位應嚴加保密。
12. 本局年度陳情案件之各類統計資料、作業情形及處理結果由秘書科定期彙 整、檢討分析，研提改進建議，分送各單位參考改進。
13. 各單位辦理本項工作之優劣情形，得依「警察人員獎懲標準」及本局「公文時效管制作業要點」等規定核給獎懲。
14. 本作業規定如有未盡事宜，得隨時補充修定之。